Entidad: Gobernación del Tolima
Asunto: Observación- Solicitud de publicación de Anexos, Formatos y Formularios en formato editable (Word / Excel)
OBSERVACIÓN: Publicación de Anexos y Formatos del proceso en archivos editables (Word / Excel) para garantizar la libre concurrencia, la transparencia y evitar inducir a error o fallas de transcripción a los proponentes.
1. Fundamento Jurídico y Técnico:
De conformidad con los principios de Transparencia, Economía y Eficiencia contemplados en los artículos 24 y 25 de la Ley 80 de 1993, así como en concordancia con el principio de Llamamiento a la Oferta y Libre Concurrencia (Ley 1150 de 2007) y las directrices emitidas por Colombia Compra Eficiente, las entidades estatales deben facilitar y garantizar que todos los interesados participen en condiciones de igualdad, agilidad y certeza jurídica.
La publicación de anexos, cartas de presentación, formatos financieros, técnicos y cartas de compromiso únicamente en formato de imagen no editable (PDF escaneado o imagen) impone cargas innecesarias y desproporcionadas a los proponentes, quienes se ven obligados a digitar manualmente el texto y la estructura de los formatos exigidos por la Entidad. Esto genera los siguientes riesgos e inconvenientes:
Riesgo de error involuntario de transcripción: Al transcribir manualmente los formatos oficiales, se pueden cometer errores tipográficos o de redacción que no reflejen la intención real del proponente o que generen inconsistencias en la evaluación.
Restricción a la participación y pluralidad: La falta de formatos editables dilata la preparación de las ofertas y dificulta la revisión formal, contraviniendo el principio de eficiencia.
Garantía de la buena fe y transparencia: Proveer archivos editables (.docx / .xlsx) garantiza que la información suministrada por los proponentes conserve exactamente la estructura jurídica y formal requerida por la Gobernación del Tolima.
2. Solicitud Respetuosa a la Entidad:
Solicitamos respetuosamente a la Gobernación del Tolima que publique a través de la plataforma SECOP II la totalidad de los Anexos, Formatos y Formularios del proceso de contratación en formatos editables y procesables (Word y/o Excel). Lo anterior con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes, agilizar la presentación de propuestas y evitar que los proponentes incurran en errores formales o tipográficos al transcribir los textos de la Entidad.